Geçen cuma full-time işimde resmen son günümdü.

Yani bu pazartesi ilk "özgür" pazartesim :)

Günün çoğunu çalışma ortamımı düzenlemekle geçirdim.

Düzenli bir çalışma ortamı, verimliliğinizi etkileyen önemli bir faktör. Hele ki artık kendi işinizi yapıyorsanız elinizin altında daha önceden hiç uğraşmadığınız tonla belge geliyor demektir. Bu durumda çalışma ortamınızın düzenli olması hayati önem kazanır.

Bugün, kendi çalışma ortamımı bir düzene oturtmak için yaptıklarımı sizlerle paylaşacağım. Umarım basit ama kullanışlı önerilerim, benim hayatımı kolaylaştırdığı kadar sizlerin de işlerini kolaylaştırır.

...

Eğer siz de benim gibiyseniz, masanızın üstü tam bir savaş alanına dönmüştür: Kitaplar üst üste yığılmış, sağda solda ne zamandan kaldığı bile belli olmayan tonla kağıt parçası, çizimler, rakamlar, telefon numaraları, printer çıktıları...

Masama bu sabah iki adım geri çekilip baktıktan sonra "artık bu kadarı yeter" dedim. Zaman benim için değerliydi ve masaüstü düzensizliğimin bu değerli zamanımı çarçur etmesine izin veremezdim.

Öncelikle masmın üstünde gereksiz ne varsa kaldırdım (bir torba dolusu kağıdı da attım).

Sonra, aldığım iki adet evrak kutusunun birini masamın soluna, diğerini ise sağına yerleştirdim. Soldaki evrak kutusuna, şu an üzerinde çalıştığım ve yakın zamanda çalışmaya devam edeceğim belgeleri yerleştirdim. Sağdaki evrak kutusuna ise üzerinde çalışmayı tamamladığım belgeleri koymaya başladım.

Bu yerleşimin iki yararı oldu. Öncelikle iskambil kağıtları gibi dağılmış belgelerimi derli toplu tutmuş oldum. Bundan daha da önemlisi, bu düzen, gün içinde hangi işleri tamamladığımı net olarak takip edebilmemi sağladı.

Daha sonra bu düzensizliğin sadece masamın üzerinde olmadığını fark ettim. Bilgisayarımdaki klasör ve dosya yapısı da tamamen karmakarışıktı. Onları da belirli bir düzene oturttum:

Yeni klasör yapım şöyle:

• /PROJECT : projelerim;
• /ARTICLE: yararlı makaleler;
• /DOCUMENTATION: daha kapsamlı bilgi, teknik e-kitaplar;
• /DESIGN: ikonlar, yazı tipleri, resimler;
• /TOOLBOX: yararlı olabilecek kod ve yazı parçacıkları;
• /BUSINESS: iş, iş hayatı, iş ve zaman yönetimi, pazarlama vb. ile ilgili yararlı makaleler;
• /DATA: veritabanları için veri dosyaları;
• /WEBS: geliştirmekte olduğum web siteleri.

Daha sonra düşündüm; yukarıda anlattığım ikili evrak kutusu yöntemini rahatlıkla kendi projelerimde de uygulayabilirdim.

böylece şöyle bir yapıya geçtim:

• /PROJECT/[proje_adı]/inbox/
• /PROJECT/[proje_adı]/outbox/

Yani her projem için bir "inbox" (gelen), bir de "outbox" (gönderilen) klasörü açtım.

Örneğin bir proje için bir antlaşma hazırladığım zaman dosyayı "inbox"a kaydediyor; dosya düzenlendikten sonra müşteriye gönderilecek en son halini ise "outbox"a kaydediyorum.

...

Söz düzenden açılmışken, birden fazla görevi aynı anda takip edebilmek (multitasking) insanlara göre değil. Ayı anda onlarca işi yaptığını iddia edenler de aslında yanılıyorlar.

Eğer gün içinde bitirmeniz gereken birden çok işiniz varsa, bir ona, bir diğer işe atlayıp hepsini aynı anda yetiştirmeye çalışmak sandığınızın aksine veriminizi düşürür. Çünkü beyniniz bir işten bir diğerine geçerken önceden odaklandığı konudan apayrı bir konuya odaklanmaya çalışacaktır. Tamamen konstantre olduğunuz bir işi bırakıp, başka bir işe aynı yoğunlukta konsantre olmanız zaman alır ve sizi yorar. Eğer bir işten bir diğerine geçme işlemini gün içerisinde sık sık yapıyorsanız geçişlerde kaybettiğiniz zaman ve yorgunluğunuz katlanarak artar.

Şöyle basit bir örnek verelim: Önünüze beş tane kitap koyun, önce birinci kitaptan bir sayfayı anlayarak okuyun, sonra ikinci kitaba geçin bir sayfa anlayarak okuyun, ... beşinci kitaba kadar gelin. Sonra birinci kitabın ikinci sayfasını anlayarak okuyun. ... Bu şekilde her kitaptan onar sayfa okuyun. Bu işlemi yaparken geçen zamanı bir kenarı not alın.

Bir de şöyle deneyin: Birinci kitaptan on sayfa okuyun. bir dakika bekleyin. İkinci kitaptan on sayfa okuyun... Beşinci kitaptan da on sayfa okuduktan sonra geçen zamanı ölçün.

Sizce hangi durumda kitaplarda yazanları daha iyi anlarsınız? Ya da hangi durumda okuma işinizi daha çabuk bitirirsiniz?

İşte gün içindeki işleriniz de aynen böyledir. Hangi işe gün içinde ne kadar zaman ayıracağınızı tespit edin ve ilgili işi bitirmeden bir sonraki işe geçmeyin. İşleri küçük parçalar halinde atlayarak değil, büyük bloklar halinde tamamlayarak bitirin.

...

Artık daha düzenli bir çalışma ortamım olduğu için çok daha verimli çalışabileceğim.
Üşenmeyin deneyin bence, verimliliğinizin ne kadar arttığını görünce bana hak vereceksiniz.

Yarın farklı bir konuda görüşmek üzere;

 bu yazıyı sevdin mi?  hemen una ekle!