Başlamadan önce ufak bir not:

Bu blogun düzenli takipçileri farketmişlerdir; bazı yazılara birer birer artan bir gün numarası veriyorum (gün33, gün34, gün35); bazı yazılara ise sadece konu başlığı veriyorum (tatil dönüşü, ekşi sözlük vb.)

Bu yönteme bir açıklık getirmem yararlı olacak diye düşündüm (gerçi siz de az çok tahmin ediyorsunuzdur): Gün olarak numaralandırdığım yazılar, içerik olarak önem verdiğim; kişisel gelişim ve/ya iş yönetimi ya da pazarlama açısından işe yarayabilecek yazılardan oluşuyor. Numaraların ardışık olması her gün yeni bir yazı eklediğim anlamına gelmiyor (ama genelde her gün ya da en azından iki günde bir yeni bir ileti ekliyorum). Herhangi bir numarası olmayan yazılar da bu blogun içeriği ile doğrudan ilgili olmayan yine de bilginiz olması gerektiğine inandığım haberlerden oluşuyor.

...

Bu kadar ek bilgiden sonra bakalım bugünkü yemeğimizde ne var:
Başlıktan da anlaşıldığı üzere konumuz "toplantılar". Çoğunuzun "toplantı" kelimesini duyar duymaz "sıkıntı" kelimesi ile serbest çağrışım yaptığını biliyorum.

İster kendi işinizi yapıyor olun, ister bir firmada personel olarak çalışıyor olun, ister iki arada bir konumda olun (part-time, full-time + freelance, kontrat bazlı vb.) eğer iş yapıyorsanız öyle ya da böyle birileriyle toplanacaksınız demektir.

Toplanacağınız kimse

• Patronunuz olabilir
• Müşteriniz olabilr (ki müşteriniz de aslında patronunuzdur bir bakıma)
• Proje arkadaşlarınız olabilir
• Projenizin bir kısmını outsource ettiğiniz kimseler olabilir
• Projenizi pazarlamak istediğiniz bir firma ya da bir VC (Venture Capitalist) olabilir.

Bunların hiçbirisi toplantınıza gereken önemi vermeniz gerektiği gerçeğini değiştirmez. Daha önceden sıkıcı toplantıları eğlenceli hale getirmek konusundan bahsetmiştik :)
Şimdi biraz daha ayrıntıya girelim:

Toplantı öncesi

• Toplantının içeriği hakkında önceden bilginiz olsun
  
  Ki toplantının hangi aşamasında katkıda bulunabileceğinizi bilin. Toplantının ajandasını net olarak bilirseniz, toplantı için daha rahat hazırlanırsınız. Hiçbir zaman "ben konumu biliyorum, anlatırım bir şeyler" diye yaklaşmayın olaya. Konunuza hakim olmanız, biraz da hazırlıklı olmanızdan geçer. Unutmayın, karşınızdakini etkilediğiniz oranda güven kazanırsınız.
  
  Birşeyleri biliyor olmanız önemli tabii ki, ama bu bilginizin karşı tarafca doğru algılanması bundan çok daha önemli.
  
  
• Takım çantanız yanınızda olsun
  
  Tabii tabii. İngiliz anahtarı, levye, papağan pense bir toplantının olmazsa olmazlarıdır.
  Şaka yapıyorum. Ancak elinizde toplantıya ait bir klasörünüz olması gerekli. Bu klasörde, kendi notlarınız, makale referansları, gerekli sunumlar, pazar araştırmaları, rakamlar, çizgiler gerekli ne varsa önceden bulundurun. Unutmadan, mutlaka yanınızda bir kalem ve bir not defteri bulunsun. Kısacası hazırlıksız olmayın.
  

Toplantı sırasında

• Toplantıya katılın
  
  "E tabi katılacağım, toplantıda değil miyim zaten" demeyin şimdi. Toplantıda bulunmak ile toplantıya katılmak arasında çok önemli bir fark var. Konuşulan konulara dikkat edin. Eğer benim gibi iseniz toplantıda kendinizi hayallere dalmış ve konudan kopmuş bulabilirsiniz. Bu durumdan olabildiğince kaçının. Konuşulan konu sizi doğrudan ilgilendirmese bile dikkatle dinleyin. Notlar alın. Gerekli zamanlarda görüşünüzü bildirmekten çekinmeyin.
  
  
• Kimin neyi yapacağını kesinleştirin
  
  Çoğu toplantıda "hede hödö modülünü başlıyoruz arkadaşlar" gibi bir karar alınır. Ama kimin neyi yapacağına karar verilmez. Ve dolayısıyla toplantı bitiminden takriben birkaç hafta sonra bir adet "kimin neyi yapacağı" toplantısı yapılır. Toplantı esnasında görev ve sorumlulukları mümkün olduğunca net bir şekilde belirleyin.
  
  
• Kilometretaşları koyun
  
  Hangi işe ne zaman başlanacağı, ne zaman biteceği konusunu netleştirin. Zaman konusunda muğlak olmayın. (Bu muğlaklık konusuna Araplar çok güzel bir örnek. En favori sözleri bukra inşaallah : Yani "yarın bir ara..." :)
  
  Ve tahmin ettiğiniz üzere bu yarın, uzaar, uzaar, daha da uzar. Zamanın aleyhinize işlemesine izin vermeyin.
  

Toplantıdan sonra

• Gevşeyin
  
  Cidden. En eğlenceli ve verimli toplantı da en sıkıcı ve uzun toplantı kadar yorucudur. Dinlenin, kafanızı toparlayın.
  
  
• Ertelemeyin
  
  Bir saat içinde yapılabilecek tüm toplantı kararlarını hemen yapın. Eğer hemen şimdi yapmazsanız bu ufak ayrıntılar ileride size çok büyük ayak bağı olurlar.
  
  
• Zaman planlaması yapın
  
  Bu konuyla ilgili ileride daha detaylı konuşulabilir. Kısaca zaman yönetimi için hangi aracı kullanıyorsanız (ms outlook, basecamp, hipcal, vb.) yapılacak işleri ve hangi işin ne zaman yapılacağını yazın.
  
  Ve (zor ama) mümkün olduğunca bu zaman planlamasına uyun.
  
  Biliyorum, kilometretaşları (deadline'lar) ertelenmek içindir :)
  

Not: birkaç gün şehir dışındayım. Dönünce kaldığım yerden devam ederim :)

... Görüşmek üzere.

 bu yazıyı sevdin mi?  hemen una ekle!